A distanza di tre anni dall’uscita della normativa che ha rivoluzionato la vita dei professionisti operanti nel settore amministrativo, si può finalmente tirare il fiato sul tema della fatturazione elettronica. Ormai chiunque operi in questo ambito ha preso confidenza con questa forma di dematerializzazione dei documenti aziendali e non vive più con l’ansia di affrontare la novità, che di fatto ha cambiato le automazioni quotidiane di moltissimi lavoratori. Naturalmente, questo discorso non vale per chi opera in regime fortettario, di vantaggio e i piccoli produttori agricoli, perché queste categorie – per ora – sono state escluse dall’obbligo normativo.
Quindi, se tutto il mondo della PMI e delle imprese ha ormai avuto il tempo per gestire il cambio di passo, ora si arriva a poter valutare, con cognizione e un po’ di esperienza alle spalle, le alternative che il mercato offre in ambito di software per la fatturazione elettronica. Infatti, la normativa prevede proprio l’obbligo di dotazione di un adeguato programma (d’altronde, come si potrebbe fare altrimenti?) che rispetti tutti i criteri di funzionalità e, soprattutto, che sia aderente alle necessità e alla normativa.
Ecco quindi 3 utili consigli quando si sceglie di cambiare il software per la fatturazione elettronica.
L’esperienza: scegliere software che gestiscono già tante fatture
1 – L’esperienza è da sempre il fattore di scelta che va per la maggiore, perché porta con sé tanti vantaggi, tra cui certamente un forte know-how strutturato negli anni. A gestire una consistente mole del traffico di fatture in Italia è il software Doxee dedicato proprio alla fatturazione elettronica e si parla di circa il 20% del totale italiano, quindi circa una fattura su cinque.
In cosa si traduce questo numero in termini di vantaggi per chi acquista e usa il software? Sicuramente nella grande capacità di gestione di casistiche diverse in base ai settori in cui operano i clienti, ma non solo. Oltre alle industrie di riferimento, c’è anche l’avere assistito all’evoluzione normativa e tecnica di una intera area di amministrazione, sia pubblica che privata.
2 – La cybersecurity: sapere che i dati aziendali sono in buone mani
Le fatture elettroniche veicolano, in formato .xml, una grande quantità di dati. Nel loro percorso verso il Sistema di Interscambio (SdI) e, in seguito, verso il destinatario della fattura è importante garantire di non incorrere in una dispersione o fuga di questi dati. Inoltre, lo stesso storage del software, ossia il luogo dove sono fisicamente immagazzinati i dati, potrebbe essere oggetto di attacco informatico. Questo comporta che il vendor del software per la fatturazione elettronica e relativa conservazione digitale debba possedere criteri di altissimo livello per la gestione della sicurezza informatica e la tenuta delle fatture nel tempo, così da prevenire cyber attacchi ed eventuali sanzioni.
3 – Non solo software, anche consulente normativo
La definizione stessa di “fattura elettronica” comporta l’incontro di due mondi ad alto tasso normativo: fiscale e digitale. Ogni anno cambiano ben due quadri di legge in cui si inseriscono le fatture elettroniche, cioè quello relativo al tipo di documento (fiscale) e quello relativo al formato del documento (informatico). A gestire questa seconda sfera è l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), che ne cura le norme in materia di formazione, gestione e conservazione. Chi gestisce i software per la fatturazione elettronica deve, quindi, essere anche un esperto e aggiornato consulente per i propri clienti, in grado di fornire le dovute spiegazioni e informazioni per operare nei confini della compliance.
Conclusioni
Naturalmente esistono tanti altri aspetti che possono fare la differenza quando si guarda il mercato dei vendor di software amministrativi. Sicuramente, anche l’usabilità e l’esperienza dell’utente è un grande punto a favore, perché chi usa il programma tutti i giorni deve poter compiere il proprio lavoro nel modo più fluido e semplice possibile. Tuttavia, esperienza, sicurezza e consulenza normativa rimangono aspetti imprescindibili quando si trattano grandi quantità di dati.
