Di situazioni in cui è obbligatoria la conservazione di documenti che riportano dati, fatti o atti rilevanti in termini giuridici, il nostro ordinamento ne è pieno. L’obbligo in oggetto si riferisce sia al soggetto che ha prodotto il documento che a colui che ha il compito di custodirlo. Anche nelle circostanze non previste dalla legge, è sempre utile avere una copia sostitutiva del documento per tutta una serie di motivazioni, a partire dalle finalità probatorie.
Il discorso in questione, naturalmente, è valevole anche per i documenti di natura informatica, la cui corretta archiviazione necessita di procedimenti metodologici strettamente connessi sia ai formati informatici adeguati per garantire caratteristiche fondamentali del calibro di leggibilità, integrità, reperibilità ed infine affidabilità. Tutto ciò in linea a quanto sancito nell’articolo 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale, focalizzato sui requisiti indispensabili per conservare e gestire al meglio i documenti informatici.
Fatta questa doverosa premessa, all’interno di questo articolo verrà esaminata la conservazione sostitutiva come argomento principale. Dopo averla presentata in termini di definizione, ci occuperemo di precisare quando è obbligatoria ed infine chi è il responsabile della conservazione sostitutiva.
Che cos’è la conservazione sostitutiva?
Quando si parla di conservazione sostitutiva, si fa riferimento ad una procedura di tipo informatico, essenziale per convalidare dal punto di vista legale i documenti informatici sulla stessa falsariga di quanto avviene per i documenti originali di natura cartacea. Il documento digitale, una volta convalidato, ha lo stesso valore probatorio della versione originale.
Nel corso degli anni, la normativa italiana si è occupata di regolamentare le istruzioni giuridiche inerenti alla procedura di conservazione elettronica documentale, al fine di agevolare il processo di dematerializzazione. L’obiettivo prioritario del sistema verte tuttora sull’alleggerimento dei vecchi archivi cartacei. Consultare un file d’altronde è più semplice che orientarsi tra i vecchi faldoni presenti negli archivi.
La fatturazione elettronica, in quest’ottica, è stata la prima mossa della dematerializzazione. In seguito è toccato anche ai libri contabili delle imprese e alle cartelle cliniche.
Va detto che è la Conservazione Sostitutiva ha il merito di produrre in maniera nativa documenti digitali, se ci si attiene alle norme di Conservazione Digitale dei documenti. In questo modo, si evita la produzione nativa di documenti in formato cartaceo.
Gran parte del merito di questa procedura spetta di diritto sia al ricorso della firma digitale che all’utilizzo della firma grafometrica che consentono di gestire dati ed informazioni direttamente in formato digitale.
Versamento, archiviazione e distribuzione: tre tappe del processo di Conservazione Sostitutiva
Sono sostanzialmente tre le tappe dell’intero processo di Conservazione Sostitutiva:
- Versamento
- Archiviazione
- Distribuzione
Chi produce la documentazione da conservare ha il compito di consegnarla a chi ha la responsabilità di custodirla. Quest’ultimo deve occuparsi di versare i documenti nel sistema di conservazione. Sulla base di quanto indicato in precedenza, i documenti possono essere dematerializzati o prodotti in maniera predefinita a livello digitale. Compito principale del responsabile della conservazione è occuparsi di tutti i controlli inerenti ai parametri tecnici e ai requisiti normativi della documentazione presente nel pacchetto di versamento.
Ultimate tutte le verifiche del caso, si procede alla generazione del rapporto di versamento: il documento informatico certifica che il sistema di conservazione dei pacchetti di versamento che sono stati inviati dal produttore, risulta essere stato preso in carico. Solo a questo punto, si passerà all’archiviazione.
Chi ha l’incarico di occuparsi della conservazione dei documenti, genererà il pacchetto di archiviazione che, prima di tutto, va obbligatoriamente marcato temporalmente e poi firmato dal responsabile stesso.
Conclusa l’archiviazione, la tappa finale del processo di Conservazione Sostitutiva verte sulla distribuzione: viene generato un pacchetto che il responsabile della conservazione deve obbligatoriamente firmare.
Tirando le somme, il sistema di conservazione assicura quelle caratteristiche di leggibilità, affidabilità, reperibilità ed integrità dei documenti al suo interno archiviati. Lo stesso discorso è valevole anche per i metadati connessi, utili a fini conservativi.
Quando è obbligatoria la conservazione sostitutiva
La Conservazione Sostitutiva diviene obbligatoria in tutte le circostanze in cui per i documenti, per i dati e per le informazioni è prescritta la conservazione nel corso degli anni. Ciò vuol dire in sostanza che tutti, ma proprio tutti i documenti, sia in ottica aziendale che di pubblica amministrazione, vanno necessariamente conservati. Il motivo è che possono avere quella valenza legale che assicura sicurezza e protezione nelle varie procedure.
Di documenti aziendali o della P.A. che non possano essere connessi ad un processo più ampio attinente all’efficacia probatoria e all’archiviazione sicura, non ne esistono. Ergo, è opportuno gestirli e conservarli a norma.
Per Approfondire: Conservazione Sostitutiva: Cos’è e come funziona in Sanità
Per Approfondire: Le Istruzioni sulla conservazione sostitutiva di Infocert
Chi è il responsabile della Conservazione Sostitutiva?
Il responsabile della Conservazione Sostitutiva è la figura cardine dell’intero processo di conservazione dei documenti.
Sono diverse le sue mansioni. Ecco le principali.
- Collabora insieme a varie figure, come ad esempio il responsabile del trattamento dei dati personali, della sicurezza, dei sistemi informativi e al coordinatore della gestione documentale.
- Si occupa di delineare quali requisiti deve avere il sistema di conservazione in relazione al tipo di documentazione da conservare. Il tutto nel pieno rispetto della normativa in vigore.
- È il responsabile del processo di conservazione che genera il rapporto di versamento, sulla base di quanto indicato all’interno del manuale di conservazione. Inoltre, tocca a questo profilo assicurare la conformità dei documenti alla normativa vigente.
- Si occupa della generazione del rapporto di versamento, in base a quanto stabiliscono le modalità del manuale di conservazione.
- Dopo aver generato il pacchetto di distribuzione, lo sottoscrive con la firma elettronica o con la firma digitale.
- Verifica che il sistema di conservazione funzioni a regola d’arte.
- Effettua controlli periodici dell’integrità e della leggibilità dei documenti presenti negli archivi. La soglia massima delle verifiche non può oltrepassare un lasso di tempo pari a cinque anni.
- Ricorre a misure proattive di rilevazione, affinché la documentazione negli archivi, i sistemi di registrazione dei dati e di memorizzazione delle informazioni non vada incontro al degrado. Nell’eventualità in cui dovesse manifestarsi il suddetto problema, toccherà al responsabile della Conservazione Sostitutiva provvedere alla risoluzione del problema. Stesso discorso anche per ciò che riguarda l’obsolescenza dei formati.
- Si incarica di duplicare o di copiare i documenti di natura informativa, in rapporto all’evoluzione dello scenario tecnologico.
Conclusioni
La Conservazione Sostitutiva si dimostra estremamente utile, perché evita che siano sprecati inutilmente soldi, specie per ciò che concerne i costi provenienti dalla gestione dei documenti, tuttora incentrata sul ricorso alla carta che, se si accumula, comporta la formazione di archivi di grandi dimensioni che, non solo occupano spazio, ma che comportano una perdita di tempo notevole in fase di controllo. Passare alla dematerializzazione bypassa i problemi, perché dati ed informazioni possono essere meglio catalogati e gestiti più semplicemente, grazie ai protocolli di natura informatica.
